Aug 2, 2024
Czy po całym dniu spotkań masz czasem
wrażenie, że tak naprawdę nic nie zrobiłaś, a jesteś bardzo
zmęczona? Według słownika języka polskiego tzw. spotkanioza to zbyt
częste i uciążliwe dla pracowników odbywanie się spotkań. Ten
problem nie istniał od zawsze, jednak wiele osób mówi, że to
właśnie pandemia i łatwość w organizowaniu spotkań online –
znacznie go nasiliła. W 2023 r. menedżerki i menedżerowie spędzali
średnio ponad 50% swojego tygodnia na spotkaniach, to aż o 66%
więcej w porównaniu z dwoma poprzednimi latami. Szacuje się, że do
2027 roku liczba spotkań wzrośnie o około 34%. Bezproduktywne
spotkania kosztują firmy 34 miliardy dolarów rocznie i liczba ta
stale rośnie.
W najnowszym odcinku podcastu „Forbes Women” dziennikarka
Katarzyna Gaweł, która w Ringier Axel Springer Polska zarządza
obszarem różnorodności, równości i inkluzywności, rozmawia
z Martyną Tarnawską – facylitatorką z 10-letnim doświadczeniem,
który wierzy, że wszystko się da zaprojektować: zarówno biznes,
usługę, jak i spotkanie.
Czym jest facylitacja i czy może być konkretnym narzędziem do tego,
żeby tych spotkań było mniej?
Jej definicja zawiera sztukę i naukę – odpowiada gościni. Sztukę
dlatego, że trzeba połączyć pewne dyscypliny, swoje umiejętności i
talenty, ale też naukę – bo wiele z tych rzeczy, czyli: jak
odpowiednio zaprojektować spotkanie, jak je poprowadzić – to jest
kwestia zarówno psychologii, ekonomii behawioralnej, ale też wiedzy
o tym, jak działa uczestnik w grupie – tłumaczy ekspertka.
Grupa jest bohaterką każdego spotkania. Facylitacja to nic innego,
jak proces przemyślenia tego, jak poprowadzić grupę do określonego
celu – i wdrożenie tego w praktyce. To właśnie cel w spotkaniach
jest najważniejszy, o czym często zapomniany. Więc nie o samo
spotkanie się rozchodzi, ale o jego cel – podkreśla Martyna
Tarnawska.
Podążając dalej tym tropem – na pewno to, żeby spotkań było w
naszym życiu zawodowym mniej, jest jednym z kryteriów. Tylko równie
ważne, jeśli nie ważniejsze, jest to, żeby były one bardziej
efektywne. Czyli żebyśmy mieli poczucie, że spotkania są ogromną
częścią naszej pracy, ale taką, która przynosi określone skutki i
wartościowe dla nas efekty.
Kluczowe problemy w spotkaniach. Jak sobie z nimi radzić?
Największymi wyzwaniami, które gościni rozpoznaje w kontekście
spotkań, są ich określone cele (dokładniej ich brak). Ważnym
aspektem jest też przemyślenie i dobra organizacja czasu trwania
spotkania, jak i ilości osób, która w nim uczestniczy. Im mniej
uczestników i uczestniczek, tym bardziej efektywne jest spotkanie.
Uczestnictwo powinno być świadome i uzasadnione.
Równie istotne dla powodzenia spotkania są różnorodność i
inkluzywność. Skuteczne spotkania wymagają angażowania różnych osób
i wykorzystywania ich naturalnych talentów, nie zawsze widocznych
„na pierwszy rzut oka”.
W dalszej części rozmowy Martyna Tarnawska przedstawia przykłady
sposobów pozwalających na zaktywizowanie podczas spotkania całej
grupy. Więcej o metodach „popcornu”, „slajdu na ciszę” czy na tzw.
zawał serca – usłyszysz w rozmowie.
Kolejnym z czynników sprzyjającym
udanym spotkaniom jest budowanie kultury zaufania i otwartej
komunikacji. Rady gościni dla liderek i liderów wydają się proste,
jednak nie są oczywiste. Organizowanie spotkań, w których same
chciałybyśmy uczestniczyć, eksperymentowanie z formułą spotkań i
regularna samoocena oraz feedback, są tutaj kluczowe.
Przy odpowiednim podejściu organizacja spotkań może stać się
narzędziem nie marnującym czasu, ale wnoszącym realną wartość do
pracy zespołów i dla biznesu.
Martyna Tarnawska – entuzjastka świata digital i nowych
technologii, trenerka, facylitatorka i project managerka z
10-letnim doświadczeniem. Specjalizuje się w prowadzeniu warsztatów
innowacji w metodyce Service Design i Design Thinking.
Przeprowadziła ponad 1500 godzin szkoleń z facylitacji, marketingu
internetowego i projektowania. Jako Digital Innovation Lead w
Socjomanii, projektuje procesy rozwojowe, prowadzi ścieżki
mentoringowe i tworzy strategie rozwoju. Współpracowała z takimi
markami jak PKO Bank Polski, Google, Capgemini, DHL, EY, HPE,
Orange, TESCO, Uniwersytet Warszawski i T-Mobile.